Woonbedrijf: “Onze IT staat als een huis”

Begin 2016 is Woonbedrijf verhuisd naar een nieuw kantoorpand in het centrum van Eindhoven. De medewerkers, die op vier locaties werkten, kregen hun nieuwe thuis in één groot gebouw. Bij zo’n verhuizing komt er natuurlijk ook op IT-gebied heel wat kijken! Na een strenge selectieprocedure bleek Claranet dé partij om Woonbedrijf voor, tijdens én na de verhuizing te begeleiden.

Op zoek naar een nieuwe IT-partner

We spreken met Rob de Rijk, Coördinator I&A Servicedesk en System Management bij Woonbedrijf, over de voorbereiding van de verhuizing naar de nieuwe locatie. “Samen met een aantal collega’s hebben we inzichtelijk gemaakt wat we als Woonbedrijf qua IT nodig hebben. Rondom de verhuizing, in de nieuwe situatie maar zeker ook in de verdere toekomst. We formuleerden een viertal speerpunten waar onze nieuwe leverancier/IT-partner een antwoord op zou moeten hebben:

• We willen ons datacenter volledig uitbesteden;
• IT-diensten flexibel en naar behoefte inkopen;
• Draadloos en bedraad netwerk afnemen als een dienst;
• Een IT-oplossing die onze manier van werken faciliteert.

We waren op zoek naar een organisatie uit de regio; groot genoeg om de gewenste kwaliteit en snelheid te kunnen leveren maar klein genoeg om ons niet als nummer te behandelen maar als klant. Een pragmatische partner die eerder met hetzelfde ‘bijltje’ had gehakt.

Op basis van onze wensen, eisen en overwegingen stelden wij een lijst samen van potentiële leveranciers. Aan de hand van veldonderzoek en interviews brachten we onze selectie terug tot drie geschikte partijen die ons een offertevoorstel mochten doen. Hierbij kwam Claranet als winnaar uit de bus. Het meedenken, de kritische vragen en heldere ideeën van Claranet hebben ons ruimschoots weten te overtuigen.”

Voorbereiding

"Om de verhuizing soepel te laten verlopen hebben we er samen voor gekozen om enkele maanden voor de verhuizing al de servers te verplaatsen naar het datacenter van Claranet," vertelt Peter van den Broek, Account Manager bij Claranet, enthousiast; “hierbij hebben we een consolidatie gedaan in de hoeveelheid servers en zijn veel applicaties geland op de nieuwe infrastructuur van Claranet. Met een tussentijdse upgrade van het netwerk naar 10 Gbit/s konden we dermate snel en geruisloos werken dat we tijdens de migratiemomenten regelmatig de vraag kregen wanneer we zouden beginnen. Dan waren we al lang bezig of zelfs al klaar; een goed teken dat de eindgebruikers er dus niets van merkten. Ruim voor de daadwerkelijke verhuizing was de oude omgeving dus compleet overgezet.” Rob de Rijk reageert: “Zo werkten we vanuit het oude pand al via onze (virtuele)servers in het datacenter van Claranet. Ook de applicaties zoals toegangscontrole en camera’s en onze fysieke telefooncentrales zijn daarbij overgezet.”

Verhuizing

Direct na de kerstvakantie was het de bedoeling dat alle medewerkers van Woonbedrijf konden gaan werken in het nieuwe pand. Dat betekende dat in het laatste kwartaal van 2015 er een flinke druk op de ketel stond bij Claranet én bij ons. Rob de Rijk: “Maar liefst 70km kabel is er door het hele pand van Woonbedrijf gelegd. Tientallen WIFI-accesspoints zijn verspreid over alle verdiepingen opgehangen, waarbij we voor een aantal hiervan speciale beugels hebben gemaakt, met toestemming van de architect, om het meeste rendement te behalen. Heel de kerstvakantie hebben we samen met het Woonbedrijfteam van Claranet doorgewerkt om alles tip top op orde te hebben voor de verhuizing. Inrichten, aansluiten, testen, testen en nog eens testen.

4 januari 2016, D-day brak aan. Spannend was het wel, werkt alles, heeft iedere medewerker de beschikking over wat hij/zij nodig heeft om te kunnen werken? Ook al wist ik dat we alles goed hadden voorbereid, het is toch een bijzonder moment waar je naar toe werkt. Tot twee weken na de verhuizing hebben we mensen van Claranet in huis gehad om ons bij te kunnen staan in geval van problemen. De eerste dag was dit een flink team. Maar toen alles naar behoren bleek te werken hebben we dat al snel terug kunnen brengen naar één persoon. Uiteindelijk bleek het allergrootste issue een niet werkende PC ergens verloren in een hoekje; dat was alles. Een enorm compliment voor Claranet hoe ze onze verhuizing hebben laten verlopen! Dik tevreden. Onze IT staat als een huis!”

Outsourcing volledige IT

Peter van den Broek: “Woonbedrijf neemt eigenlijk haar volledige IT af bij Claranet. Behalve de inrichting van het nieuwe kantoor en het hosten van de diverse servers in onze Private Cloud-omgeving verzorgen wij bijvoorbeeld ook de devices, laptops en tablets, voor de eindgebruikers waarbij de gebruikers zelf de keuze mochten maken over de soort hardware die ze wilden gaan gebruiken. Door een compleet pakket te leveren wordt het beheer voor ons ook een stuk makkelijker, verantwoordelijkheden zijn duidelijk en we kunnen een ondubbelzinnige SLA neerleggen zonder afhankelijkheden. Hierdoor kunnen we ook echt de rol van partner in IT voor onze rekening nemen.”

Op een vast moment in de week komen Claranet en Woonbedrijf samen en bespreken we de gang van zaken. Peter van den Broek: “Speelt er iets, is er een nieuwe wens, moet er worden uitgebreid of ingekrompen of loopt iets niet helemaal optimaal? Door de korte communicatielijnen is alles direct duidelijk en met ons complete portfolio is ook alles meteen geregeld.” Rob de Rijk: “En zo blijven wij tevreden!”

Claranet is voor ons een zeer betrokken
IT-partner, ze zijn zo betrokken dat ze ons het gevoel geven onderdeel uit te maken van Woonbedrijf. We delen de uitdagingen, de problemen en de oplossingen. We hebben de klus als team geklaard.”
Rob de Rijk
Woonbedrijf