A medida que tu empresa crece, también lo hacen las demandas sobre tu infraestructura, procesos y personal. Lo que funcionaba cuando tu equipo era más pequeño y menos complejo puede que ya no sea tan eficiente.
Microsoft 365 podría ser tu plataforma de referencia para la colaboración y la productividad. Pero ¿has considerado si tu entorno de Microsoft 365 sigue alineado con las necesidades actuales y futuras de tu negocio?
Para muchas empresas, el crecimiento ocurre de manera orgánica, pero la tecnología en la que confían no siempre mantiene el mismo ritmo. Como resultado, surgen ineficiencias, el rendimiento disminuye y los usuarios comienzan a sentir fricciones. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que la configuración de Microsoft 365 sigue trabajando a tu favor y no en tu contra?
Las dificultades del crecimiento empresarial
Cuando las empresas adoptan Microsoft 365 por primera vez, suele ser un proceso sencillo: crear algunos equipos, gestionar sitios de SharePoint y dar acceso a los usuarios en OneDrive. Pero a medida que tu negocio crece, también lo hacen las complejidades. Con más usuarios, departamentos y datos, las configuraciones iniciales pueden volverse obsoletas. Un crecimiento sin control puede llevar a:
- Flujos de trabajo ineficientes: lo que comenzó como un proceso simple y optimizado puede ahora estar creando cuellos de botella a medida que se añaden más usuarios. Es posible que haya canales redundantes en Teams, sitios de SharePoint sin una gobernanza adecuada y datos dispersos en diferentes herramientas.
- Aumento de riesgos de seguridad: a medida que se expande tu base de usuarios, también lo hace el riesgo de brechas de seguridad. Con más datos siendo accedidos y compartidos, se vuelve crucial asegurar que los permisos, controles de acceso y protocolos de seguridad sean robustos y escalables.
- Sobreutilización o infrautilización de licencias: el crecimiento a menudo conlleva cambios en la forma en que los equipos trabajan y las herramientas que utilizan. Si lo analizas, puedes descubrir que algunas funciones de Microsoft 365 no están siendo usadas, mientras que otras, en cambio, son las favoritas de los usuarios. Por ello, mantener un seguimiento de las licencias asegura que estás pagando por lo que usas y que los equipos tienen acceso a las herramientas adecuadas para sus necesidades.
Abordando desafíos comunes a medida que escalas
Revisar y optimizar regularmente tu configuración es esencial para garantizar que tu entorno de Microsoft 365 continúe apoyando eficazmente a tu negocio. A continuación, se presentan algunos pasos prácticos que puedes tomar para abordar los desafíos más comunes que enfrentan las empresas al escalar.
1. Reestructurar para la escalabilidad
A medida que tu equipo crece, puedes descubrir que lo que antes funcionaba para un grupo más pequeño ahora es ineficiente. Revisa tus configuraciones de Teams y SharePoint para asegurarte de que fomenten la colaboración en lugar de obstaculizarla. Por ejemplo:
- ¿Hay demasiados canales redundantes en Teams que causan confusión?
- ¿Tus sitios de SharePoint están correctamente gobernados o los datos se han dispersado?
- ¿Las personas están utilizando correctamente Teams en lugar de la función de Chat?
Puedes optimizar estas herramientas consolidando canales, mejorando la gobernanza, capacitando a tus equipos sobre cómo usar la tecnología y simplificando el acceso, asegurando que tu sistema escale efectivamente sin abrumar a los usuarios.
2. Fortalecer tu postura de seguridad
Con el crecimiento viene el desafío de gestionar datos a través de una fuerza laboral más grande y distribuida. A medida que tu organización se expande, también lo hace la necesidad de medidas de seguridad más robustas. Audita regularmente tus permisos y controles de acceso para asegurarte de que se alineen con el tamaño y la estructura actual de tu equipo. Considera:
- ¿Tus medidas de seguridad de la información, como la autenticación multifactor, están completamente implementadas en toda tu fuerza laboral?
- ¿Los datos y documentos sensibles son accesibles solo para aquellos que los necesitan?
- ¿Los usuarios pueden compartir tus documentos fuera de la empresa? ¿Están al tanto de las políticas de compartición de documentos?
Al implementar y mantener políticas de seguridad sólidas, puedes proteger tus crecientes almacenes de datos mientras aseguras el cumplimiento de regulaciones como el GDPR.
3. Auditar y alinear el uso de tus licencias
Con una fuerza laboral más grande, es fácil que la gestión de licencias de Microsoft 365 se vuelva ineficiente. A medida que los equipos evolucionan, pueden necesitar acceso a diferentes herramientas o funciones, mientras que otros pueden estar infrautilizando lo que está disponible. Vale la pena realizar una auditoría regular para evaluar:
- ¿Estás pagando por funciones o licencias que ya no son necesarias?
- ¿Hay funciones avanzadas en Microsoft 365 de las que los equipos podrían beneficiarse pero que aún no están utilizando?
Optimizar la asignación de licencias asegura que obtengas el máximo valor de tu inversión sin desperdiciar recursos en funciones innecesarias
4. Optimizar para el trabajo híbrido
A medida que el trabajo híbrido se convierte en la norma, es crucial asegurar que tu entorno de Microsoft 365 apoye este modelo de manera efectiva. Herramientas como Microsoft Teams y SharePoint son esenciales para facilitar la colaboración entre equipos distribuidos. Asegúrate de que estas herramientas estén configuradas y utilizadas de manera que promuevan la eficiencia y la comunicación fluida, independientemente de dónde se encuentren los miembros de tu equipo.
Al abordar estos desafíos de manera proactiva, puedes asegurarte de que tu configuración de Microsoft 365 no solo se mantenga al día con el crecimiento de tu negocio, sino que también impulse una mayor eficiencia y colaboración en toda tu organización.
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